Dokumentni sistem

Dober sistem za ravnanje z dokumenti (DMS) je v današnjem poslovnem svetu nuja.
Mora se prilagajati nam, nam olajšati delo ter ponujati vso fleksibilnost, ki jo potrebuje podjetje pri svoji rasti.
Odgovor je pred vami, APS Plus dokumentni sistem.

Dober sistem za ravnanje z dokumenti (DMS) je v današnjem poslovnem svetu nuja. Vse prevečkrat pa se v podjetjih srečujemo s sistemi, ki so okoreli, zastareli in neodzivni. Zdi se nam, da marsikateri korak (ali klik) storimo le zaradi zahtev sistema in da moramo poslovne procese v podjetju prilagajati omejitvam sistema, ko pa bi vendar moralo biti obratno! DMS sistem bi se moral prilagajati nam, nam olajšati delo ter ponujati vso fleksibilnost, ki jo potrebuje podjetje pri svoji rasti.

Kako storitev deluje?

Naš dokumentni sistem v oblaku vam omogoča upravljanje z dokumenti na brezpapiren način. Glavna prednost sistema je, da se prilagaja vam ter vašemu podjetju in ne obratno. Sistem ima več modulov:

vhodna pošta,
vhodni računi,
pogodbe,
potni nalogi,

ki jih lahko kupite in uporabljate po želji in glede na vaše potrebe. Tako vam lahko ponudimo finančno ugodnejšo storitev, ki pa jo lahko skladno z rastjo vašega podjetja in potreb tudi nadgrajujete.

Zakaj izbrati storitev?

APS Plus dokumentni sistem je modularen, module pa kupujete po potrebi, zato ste lahko vedno prepričani, da ste plačali le tisto, kar resnično potrebujete. Sistem omogoča brezpapirno poslovanje, v katerem se dokumenti ne izgubljajo, sledljivost je zagotovljena in jasna, v vsakem trenutku je znano, kje se dokumenti nahajajo ter kdaj in kaj je treba narediti. Vsak dokument je del določenega procesa, podpreti pa je možno katerikoli proces v podjetju.
Hramba dokumentov je urejena na varen način, vsak vpogled in poseg v dokument je zabeležen z revizijsko sledjo. Podatki se hranijo izključno v Sloveniji, če bi tako želeli, pa lahko DMS postavimo v vaših prostorih in tako zagotovimo, da so vsi podatki na varnem pri vas.

Naš sistem se lahko poveže na katerikoli IT sistem, prav tako se lahko poveže z že obstoječim e-arhivom (vašim lastnim ali našim v oblaku) ter omogoča iskanje v tem arhivu.

Naš dokumentni sistem vam omogoča tudi:

vodenje in rokovanje z vhodno , interno ter izhodno pošto
likvidacije vhodnih faktur
odobravanje odsotnosti
potne naloge
vodenje ISO dokumentacije
vodenje sej
izdelavo e-računov (e-slog)

So podatki resnično na varnem?

Vsi podatki se hranijo izključno v Sloveniji v naših prostorih, kar pomeni, da ne potrebujete dodatnega prostora za strežnike. Na ta način pridobite fizični prostor, ki ga lahko bolj učinkovito izkoristite, hkrati pa ste povsem mirni, da so vaši podatki povsem na varnem, saj naš sistem temelji na najvišjih varnostnih standardih.
Za vaš miren spanec pa lahko poskrbimo tudi tako, da sistem namestimo pri vas. Tako bodo vsi podatki na varnem v vaših prostorih.

TEHNIČNE SPECIFIKACIJE

Inovativen uporabniški vmesnik je pripravljen v najnovejši HTML5 tehnologiji, kar pomeni, da se vmesnik samodejno prilagaja napravi, najsi bo to tablica, pametni telefon, prenosnik ali osebni računalnik. Vmesnik je mogoče prilagoditi tako, da vsebuje celostno grafično podobo vašega podjetja in vsebuje bistvene informacije, ki jih uporabnik potrebuje za svoje delo:

drevesno strukturo, ki je vidna glede na uporabniške pravice,
prejete zapise,
prejete naloge s prikazom opisa naloge,
prikaz dokumenta,
prikaz metapodatkov dokumenta,

Preko dodatnih zavihkov ima uporabnik dodatne možnosti:

pregleda ter dodajanja prilog,
pregleda povezanih dokumentov (npr. pogodbe, računi, naročilnice),
pregleda revizijske sledi,
pregleda statusa zapisa v procesu,
pregleda in skladno s pravicami urejanja uporabniških pravic.

REŠITVE

V Pomgradu vidimo prednosti digitalizacije vhodne pošte predvsem v razbremenitvi naših sodelavcev, ki tako lahko namenjajo več časa produktivnejšemu delu oziroma se lahko posvetijo zahtevnejšim nalogam. Za sodelovanje z APS+ smo se odločili, saj veljajo za vodilno silo na področju digitalizacije vhodne pošte pri nas, priporočamo pa APS + prav vsem, ki želijo preiti v brezpapirno poslovanje.

Iztok Polanič, Predsednik uprave

Na Vzajemni smo se na področju skeniranja in obdelava dokumentov odločili, da sodelujemo s podjetjem APS Plus. Razlog za to odločitev je bila predvsem potreba po skrajšanju časa obdelave dokumentov. APS Plus je podjetje, ki poleg stroškovne učinkovitosti in prilagodljivosti zagotavlja tudi izjemno kratke obdelovalne čase vhodne pošte, zato vam sodelovanje z njimi priporočam.

Tadej Povhe, Vzajemna, d.v.z.

Občina Izola je za skeniranje vhodne pošte izbrala podjetje APS Plus d. o. o., saj je opravljanje omenjene storitve z zunanjim izvajalcem pohitrilo in poenostavilo delovni proces ob upoštevanju vseh zakonskih predpisov upravnega poslovanja. Sodelovanje z izvajalcem je korektno, težave ob uvedbi sistema so bile prepoznane kot izzivi, ki jih je izvajalec rešil z dostopnostjo in hitrim odzivom.

Direktor občinske uprave, mag. Marko Unterlechner