Digitalizacija računov (EasyDox)

Z APS Plus EasyDox prihranite čas in minimalizirajte težave, povezane z zamudnim pretipkavanjem
in vnašanjem podatkov vhodnih in izhodnih računov v različne programe, banko, evidence ali v arhiv.
Optimizirajte koordinacijo z računovodskim servisom, olajšajte delo in razbremenite svoje zaposlene
ter jim tako omogočite bolj učinkovito opravljanje pomembnejših nalog.

Eden od nujnih korakov na podjetniški poti je vsekakor vsakodnevno ukvarjanje z računi. Verjetno vsi v poslovnem svetu poznamo težave, povezane z zamudnim vnašanjem številk z računov v računovodski program ali v spletno banko, pošiljanjem fizičnih kopij računovodji, vodenjem evidence in arhiva itd. Žal vam še ne moremo ponuditi čarobne paličice, s katero bi vsi računi izginili. Lahko pa vam precej olajšamo delo in prihranimo čas z našo storitvijo digitalizacije računov.

Digitalizacija računov je storitev, s katero je upravljanje z vhodnimi in izhodnimi računi precej bolj preprosto. Svoje zaposlene boste bistveno razbremenili pri vnašanju podatkov, saj odpade pretipkavanje. Prav tako pa boste izboljšali koordinacijo z vašim računovodskim servisom, saj storitev omogoča enostavno potrjevanje (likvidacijo) računov in posredovanje v računovodske servise za potrebe knjiženja.

Kako storitev deluje?

Prejete vhodne račune poskenirate in naložite na EasyDox portal, lahko jih naložite tudi v PDF obliki ali jih fotografirate s pametnim telefonom. Vaše dokumente nato obdelamo z optično prepoznavo znakov in vse podatke z računa prepišemo v e-račun. APS Plus jamči visoko natančnost prepisovanja podatkov, naša tehnologija pa je primerna za vse vrste računov, tudi tistih iz tujine. Po zaključeni obdelavi se račun lahko posreduje neposredno na knjiženje v vaše računovodstvo ali v predhodno potrditev.

Zakaj izbrati storitev?

Prepričani smo, da ne želite izgubljati časa in ustvarjati stroškov zaradi vnašanja podatkov in potrjevanja računov, zato je digitalizacija računov prava rešitev, saj na ta način prihranite tako čas kot denar. Račune lahko pregledate kadarkoli in kjerkoli, tudi ko niste v pisarni, lahko jih potrjujete kar preko vaše mobilne naprave, potrebujete le dostop do spleta. Pripravljene e-račune nadvse enostavno uvozite v vaš informacijski sistem, zaradi česar odpade vsakršno fizično ali elektronsko prenašanje računov vašemu računovodskemu servisu.
Z digitalizacijo računov odpravite vse nepotrebne stroške, povezane s skeniranjem in OCR opremo, vložiščem in hrambo papirne dokumentacije, ki je zaradi velikih količin pogosto nepregledna. Tudi te težave z digitalizacijo računov ni več, saj imate možnost vpogleda v vso dokumentacijo na portalu, kadarkoli to želite, 24/7, ne glede na vašo lokacijo. Vsi računi so namreč shranjeni v varnem arhivu APS Plus, do njih pa lahko dostopate preko spletnega brskalnika.

V Pomgradu vidimo prednosti digitalizacije vhodne pošte predvsem v razbremenitvi naših sodelavcev, ki tako lahko namenjajo več časa produktivnejšemu delu oziroma se lahko posvetijo zahtevnejšim nalogam. Za sodelovanje z APS+ smo se odločili, saj veljajo za vodilno silo na področju digitalizacije vhodne pošte pri nas, priporočamo pa APS + prav vsem, ki želijo preiti v brezpapirno poslovanje.

Iztok Polanič, Predsednik uprave

Na Vzajemni smo se na področju skeniranja in obdelava dokumentov odločili, da sodelujemo s podjetjem APS Plus. Razlog za to odločitev je bila predvsem potreba po skrajšanju časa obdelave dokumentov. APS Plus je podjetje, ki poleg stroškovne učinkovitosti in prilagodljivosti zagotavlja tudi izjemno kratke obdelovalne čase vhodne pošte, zato vam sodelovanje z njimi priporočam.

Tadej Povhe, Vzajemna, d.v.z.

Občina Izola je za skeniranje vhodne pošte izbrala podjetje APS Plus d. o. o., saj je opravljanje omenjene storitve z zunanjim izvajalcem pohitrilo in poenostavilo delovni proces ob upoštevanju vseh zakonskih predpisov upravnega poslovanja. Sodelovanje z izvajalcem je korektno, težave ob uvedbi sistema so bile prepoznane kot izzivi, ki jih je izvajalec rešil z dostopnostjo in hitrim odzivom.

Direktor občinske uprave, mag. Marko Unterlechner